Als je een congres moet organiseren, dan heb je met flink wat factoren te maken. Je moet alle onderdelen van het congres goed voorbereiden. Om te beginnen natuurlijk de congreslocatie. Die zul je als eerste moeten regelen. Want als je geen locatie hebt, dan heb je geen congres. Je kunt daar misschien wel wat hulp bij gebruiken, van mensen die jaren ervaring hebben met het organiseren van congressen en andere bijeenkomsten. Klik dan maar eens op de link hierboven. Er blijft nog genoeg over dat je zelf kunt doen.
De uitnodigingen versturen
In deze digitale tijden, worden de meeste uitnodigingen per mail verstuurd. Maar voor een congres is het toch verstandig om de uitnodigingen per post te versturen. Je kunt er dan direct een brochure bij doen over alle sprekers tijdens het congres. Hou er rekening mee dat de post nog wel eens een tijdje kan duren, zeker wanneer je ook buitenlandse gasten of sprekers wilt uitnodigen. Vandaar dat het slim kan zijn om een vooraankondiging per mail te versturen. Je gasten weten dan dat er een uitnodiging aan zit te komen.
Sprekers regelen
Over het algemeen zijn er meerdere sprekers op een congres. Het kan zijn dat jij een congres organiseert omdat je werkgever daarom heeft gevraagd. Hij of zij zal dan zeer waarschijnlijk een van de sprekers zijn. Maar waar haal je de overige sprekers vandaan? Om nu de hele familie op te trommelen, dat is geen optie. Je wilt immers mensen met verstand van zaken en mensen die ook nog eens goed kunnen spreken. Je zult dus tijdig op zoek moeten gaan naar geschikte sprekers. Leg contact via internet en geef duidelijk aan op welke datum er over welk onderwerp gesproken dient te worden. Ook de vergoeding voor de sprekers zul je goed moeten regelen. Met inachtneming van het budget natuurlijk!
Lekker achterover leunen tijdens het congres is er voor jou niet bij
Want ook tijdens het congres zul jij moeten zorgen dat alles werkt en dat alle gasten de sprekers goed kunnen verstaan. Misschien heb je wel een live-verbinding voor gasten die niet lijfelijk aanwezig zijn. Je zult dan moeten regelen dat het congres gefilmd wordt en direct wordt uitgezonden. Ook kan het zijn dat jij er voor moet zorgen dat iedere deelnemer een parkeerplek of vervoer heeft. En wat denk je van alle speciale eisen met betrekking tot eten en diëten? Nee, jij kan pas weer achterover leunen als het congres voorbij is.
